会計ソフト導入の選ぶポイントや注意点

いまや会計ソフトは、企業経営において当たり前の存在になっています。
そんな中、自社に合った会計ソフトを選ぶためには、機能面や運用面などを総合的に押さえることが重要です。
本記事では、会計ソフト導入時に確認すべきポイントと注意点について紹介します。

会計ソフトが重要な理由

経理業務を手作業だけで進めるのは現実的ではなく、仕訳入力や帳簿作成を効率化するツールとして欠かせません。
日々の処理をスムーズに進められるだけでなく、数字をリアルタイムで把握できるため、経営判断のスピードも自然と高まります。
また、法改正への対応やデータ管理の面でも安心できることから、会計ソフトは企業運営を支える重要なツールといえます。

会計ソフトを選ぶ際の重要ポイント

会計ソフトは多種多様であり、自社の規模や業種によって適した製品は異なります。
会計ソフトを選ぶ際のポイントとしては、主に以下が挙げられます。

自社の業務フローに合うか

まず確認すべきは、自社の経理業務の流れに合致するかどうかです。
たとえば、請求書発行や経費精算まで一括で管理したい場合は統合型が向いています。
仕訳入力だけを効率化したい場合は、最小限の機能があるソフトでも十分です。
現場の運用を具体的にイメージしながら選ぶことが大切です。

必要な機能が揃っているか

会計ソフトを選ぶ際は、必要な機能を明確にすることが重要です。
基本的な仕訳入力や決算書作成だけでなく、銀行データとの連携機能や、経費精算データを自動で取り込む機能など、必要な機能を整理しておきましょう。
また、給与計算や販売管理との連携性なども確認が必要です。
一方で、機能が多すぎると使いこなせず、コストだけが増える場合もあるため、自社に必要な範囲を見極めたうえで選定することが大切です。

操作性と使いやすさ

経理担当者が毎日使うツールだからこそ、操作性は大きな判断基準となります。
画面が直感的で入力がしやすいか、サポート画面が充実しているかなどを確認しておきます。
また、無料トライアルがあれば利用し、実際に触ってみることをおすすめします。

サポート体制の充実度

導入時や運用中にトラブルが発生することは珍しくありません。
その際、電話やチャットで迅速に対応してもらえるかが重要です。
サポートが手厚い製品を選ぶと安定した運用につながります。

提供形態の選択

会計ソフトには、主にクラウド型・インストール型・オンプレミス型の3種類の提供形態があります。
クラウド型はインターネット経由で場所を選ばず利用でき、初期費用を抑えやすい点や、法改正へのアップデートが自動で行われる点が魅力ですが、通信環境に左右されるというデメリットもあります。
インストール型はオフラインでも使え、買い切り型でランニングコストを抑えられる反面、対応OSや利用台数に制限があり、更新作業も自社で行う必要があります。
さらにオンプレミス型は自社サーバーで運用するためセキュリティやカスタマイズの自由度が高いですが、構築や管理の負担が大きく費用もかかりやすい点に注意が必要です。
それぞれの特徴を理解したうえで、適切な提供形態を選択しましょう。

導入時に注意すべきポイント

会計ソフトをスムーズに活用するためには、事前準備と運用設計が欠かせません。
導入時に注意すべきポイントとしては、主に以下が挙げられます。

データ移行の手間を見積もる

既存の会計データがある場合は、新しいソフトにデータ移行する必要があります。
仕訳データや取引先情報を正確に移行できるか、また移行作業にどの程度の負担がかかるかを事前に把握しておくと、後々のトラブルを防ぐことができます。
移行に不安がある場合は、データ移行サービスの有無をあらかじめ確認しておくと安心です。

社内ルールの整備が必要

会計ソフト導入後は、入力方法などの社内ルールをあらかじめ整えておくことが重要です。
勘定科目の使い分けや入力のタイミング、仕訳の承認フローなどを事前に検討しましょう。
また、経費精算システムや請求書管理ツールなど別システムと連携する場合は、データの取り込み方法や連携タイミング、修正が発生した際の対応ルールも整理しておく必要があります。
導入後にスムーズに運用するためにも、事前に運用ルールを整備しておくことが大切です。

コストだけで判断しない

会計ソフトは月額料金や導入費用だけで比較されがちですが、サポート体制や機能追加、運用負担も含めた総合的なコストで判断することが望ましいといえます。
安価であっても業務に合わなければ結果的に損失につながる可能性があるため、総合的に検討することが重要です。

まとめ

会計ソフトを導入する際には、自社の業務に合った製品を選び、運用体制を整えることが大切です。
提供形態や、必要な機能、操作性、サポート体制などを総合的に比較しましょう。
会計ソフトについてお悩みの場合は、経理体制に詳しい税理士などの専門家に相談することをおすすめします。